Team als Service-Outsourcing-Modell

In allen Branchen verlangen die Kunden moderne, digitalisierte Lösungen. Um ihren Wünschen gerecht zu werden, entwickeln Unternehmen in aller Eile hochmoderne Apps und Software, wodurch der weltweite Pool an qualifizierten Entwicklern langsam erschöpft wird.

Jetzt, wo Sie an der Reihe sind, ein Produkt zu entwickeln, ist es unmöglich, die richtigen Leute zu rekrutieren. Und selbst wenn Sie ein paar Fachleute finden, was tun Sie, wenn es an der Zeit ist, zu skalieren (nach oben oder unten)?

Das Schlimmste, was Sie tun können, ist, ein internes Team zu belasten – ein Ansatz, für den sich unserer Erfahrung nach viel zu viele Unternehmen entscheiden. Letztendlich stellen sie fest, dass dies nur zu Burnout, Unzufriedenheit, Qualitätseinbußen und schließlich zu einer hohen Mitarbeiterfluktuation führt.

Wir wissen, dass es riskant ist, das Team zu erweitern, um eine Hochsaison zu überstehen. Was aber tun, wenn Sie die zusätzlichen Mitarbeiter nicht mehr brauchen? Sie investieren Zeit und Geld in die Anwerbung von Spitzenkräften, und wenn das Projekt abgeschlossen ist, sollen Sie ihnen weiterhin neue und spannende Karrieremöglichkeiten bieten, um sie zu halten. Und wer weiß, ob Sie ihre Hilfe in Zukunft überhaupt noch brauchen?

Was Sie an diesem Punkt wirklich brauchen, ist eine Verkleinerung oder Veränderung der internen Teamstruktur. Aber wie können Sie das tun, ohne ein Loch in Ihr Budget zu reißen oder einen schlechten Ruf zu bekommen?

Hier kommt das Outsourcing-Modell „Team as a Service“ ins Spiel.

Das Outsourcing-Modell „Team as a Service“ (TaaS) bezieht sich auf die zeitlich begrenzte Beschäftigung eines selbst verwalteten Spezialistenteams zur Erstellung oder Wartung eines Softwareprodukts. Das externe Team integriert sich schnell in das hauseigene und ist nur so lange im Einsatz, wie Sie es brauchen. TaaS ermöglicht es Unternehmen, die Teamstruktur flexibel zu halten und stets den aktuellen Projektanforderungen anzupassen.

Bei TaaS wird eine Gruppe von Spezialisten eingesetzt, die nicht direkt mit Ihrem internen Team zusammenarbeiten. Sie arbeiten unabhängig und werden von einem externen oder internen Projektmanager oder CTO geleitet. Was das Team as a Service von anderen Outsourcing-Modellen unterscheidet, ist, dass Sie die vollständige Kontrolle über die Aktivitäten des Teams haben.

Sie beauftragen einen Personalspezialisten mit Erfahrung in der Rekrutierung von Softwareentwicklern, an Ihrer Stelle nach neuen Mitarbeitern zu suchen. Da sie Zugang zu einem breiteren Talentpool geprüfter und geschulter Entwickler haben, fungieren sie als Headhunter, die in ihren kleinen schwarzen Büchern nach denjenigen suchen, die für Ihr Projekt in Frage kommen.

Die externen Personalvermittler erledigen die eigentliche Arbeit: Sie suchen nach Entwicklern mit den richtigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Denkweisen, die sich problemlos in Ihr internes Team integrieren lassen. Sie grenzen Ihre Suche auf Personen mit dem Fachwissen ein, das Ihre interne Lücke schließt.

Die Idee hinter dem Team-as-a-Service-Modell ist es, die gleiche Qualität der Produkte zu liefern, die Sie von Ihrem internen Team erwarten würden. Der Unterschied besteht darin, dass Sie keinen zusätzlichen Arbeitsplatz oder Ressourcen benötigen, die Sie sonst für die Einstellung und Schulung eines neuen Mitarbeiters aufwenden müssten.

Was ist der Unterschied zur Einstellung von Freiberuflern? Bei Freiberuflern stellen Sie einzelne Mitglieder ein, anstatt ein festes Team zu bilden. Das kostet viel mehr Zeit, und es gibt keine Garantie, dass Sie die richtigen Leute zur Ergänzung Ihres internen Teams bekommen.

Mit einem Team als Dienstleistung erhalten Sie nicht nur zusätzliche Ressourcen, sondern auch ein Team von geschulten Fachleuten, die Ihre Visionen und Ziele verstehen und fleißig daran arbeiten, sie zu erreichen, ohne dass Sie sie im Detail kontrollieren müssen. Letztendlich ist dies kostengünstiger als ein komplettes Einstellungs-, Onboarding- und Schulungsverfahren.

Der Aufbau eines Teams für ein Webentwicklungsprojekt kann die Besetzung verschiedener Positionen erfordern. In einigen Fällen, in der Regel bei kleineren Teams, ist es üblich, dass eine Person mehrere Rollen übernimmt. Je weiter das Projekt jedoch fortschreitet, desto unmöglicher wird es für eine Person, Multitasking in diesem Umfang zu betreiben.

Um ein Softwareentwicklungsprojekt erfolgreich abzuschließen, brauchen Sie Leute, die diese Aufgaben übernehmen:

• Planung und Strategieentwicklung
• Projektleitung
• Benutzeroberfläche und Grafikdesign
• Erstellung der Informationsarchitektur und Produktentwicklung
• QA und Benutzerakzeptanztests

Die endgültige Teamstruktur hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab: ob Sie einen spezialisierten Entwickler für die Erstellung einer benutzerdefinierten Funktion benötigen, iOS-Programmierer für die Entwicklung einer mobilen App, einen Manager für die operativen Aufgaben, ein Vertriebsteam oder jemanden, der für Sicherheit und ein hohes Schutzniveau sorgt. Einige von ihnen werden nicht während des gesamten Projekts beteiligt sein, sondern in verschiedenen Phasen mitarbeiten.

Wie der Name schon sagt, erhalten Sie bei einem Team-as-a-Service-Modell ein ganzes Team. Dazu gehören mehrere Experten, die verschiedene Rollen ausfüllen können. Einige der häufigsten sind:

Eine oder mehrere Personen werden zu Projektbeteiligten erklärt und sind in der Projektinitiierungsphase beteiligt. Bei kleineren Projekten kann eine Persona der Stakeholder und der Projektmanager sein, in der Regel ein Kunde. Ihre Aufgabe ist es, das gesamte Projekt zu überwachen, die Budgetplanung und die Ausgaben zu verwalten sowie den Produktfahrplan und den Plan zu genehmigen. Sie sind auch für die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen für einen erfolgreichen Projektabschluss verantwortlich.

Es kann drei Arten von Stakeholdern geben:

• Primäre (Aktionäre, Teammitglieder, Topmanager), die ein finanzielles Interesse haben.
• Zweitrangig (Lieferanten, Kunden, staatliche Stellen), die nicht direkt mit dem Projekt verbunden sind, aber einen erheblichen Einfluss haben.
• Wichtige Stakeholder, die vom Ergebnis direkt betroffen sind und einen wesentlichen Einfluss auf den Projektabschluss haben. Sie können gleichzeitig unter eine der ersten beiden Kategorien fallen.

Der Anforderungsanalyst ist die erste Person, die Sie in Ihrem Team brauchen, da er für die Analyse und Definition der Projektanforderungen zuständig ist. Sie teilen ihnen Ihre Ziele mit und überlassen es dann dem Analysten, diese Informationen in technische Anforderungen umzuwandeln. So kann er Sie über potenziell wichtige Produktmerkmale und Spezifikationen beraten.

Sie tragen dazu bei, eine solide Basis zu schaffen und die Arbeitsabläufe großer Teams zu optimieren, was sie für die meisten kleineren Projekte überflüssig macht.

Der Informationsarchitekt ist bereits in den ersten Projektphasen beteiligt. Ihre Aufgabe ist es, die Struktur zu organisieren und zu kategorisieren und dem Team und den Beteiligten den Entwicklungsplan zu erklären. Sie arbeiten eng mit UX/UI-Designern zusammen, um ein Wireframe zu erstellen, das auf den Bedürfnissen und Erwartungen der Endbenutzer basiert. Informationsarchitekten liefern wichtige Tabellen und Diagramme, die als visuelle Darstellungen der Website- oder Produktstruktur dienen. Diese werden dann an die Entwickler und Designer weitergegeben.

Ein Projektmanager erhält die technischen Spezifikationen vom Analysten, macht sich mit den Anforderungen vertraut und erstellt dann einen vollständigen Projektplan. Während des gesamten Projekts ist der PM für die Koordination des Teams verantwortlich, um sicherzustellen, dass die Sprint-Termine eingehalten und die Projektanforderungen erfüllt werden. Er ist auch für die Abschwächung von Risiken und die Erarbeitung von Lösungen für eventuelle Hindernisse zuständig.

Ein UX/UI-Designer nimmt die Projektanforderungen entgegen und studiert den Zielnutzer, um potenzielle Probleme vorherzusagen und den besten Weg zu ihrer Lösung zu finden. Die Benutzererfahrung umfasst Forschung und Strukturerstellung, während es bei der Benutzeroberfläche um visuelle Elemente wie Farbschema und Schriftart geht.

Backend-Entwickler sind die Hauptverantwortlichen für die Funktionalität der Website. Sie arbeiten auf der Serverseite des Produkts und sorgen dafür, dass die Daten sicher von der Rückseite zur Vorderseite transportiert werden. Backend-Entwickler kennen sich mit Java, PHP, .NET, Python oder Ruby aus. Welchen Entwickler Sie einstellen, hängt einzig und allein von den Technologien ab, die Sie für die Entwicklung des Produkts benötigen, das Sie erstellen.

Front-End-Entwickler stehen in direktem Kontakt mit dem Back-End- und Design-Team. Im Grunde nehmen sie das, was die Designer sich ausgedacht haben, und bauen die Vorderseite der Website/des Produkts auf der Backend-Struktur auf. Front-End-Entwickler sind in der Regel sehr versiert in HTML, CSS oder JS, aber es ist auch möglich, eine Person zu finden, die alles beherrscht.

Vor der offiziellen Produktfreigabe entwerfen die Qualitätssicherungsingenieure geeignete Tests und führen sie durch, um festzustellen, ob das Produkt den Qualitätsstandards entspricht. Sie zeichnen die Fehler auf und informieren die Entwickler über notwendige Korrekturen. Ein QA-Ingenieur kann am Ende des Projekts hinzukommen, aber es ist ratsam, ihn das Produkt in verschiedenen Entwicklungsphasen testen zu lassen.

Die Benutzer sind immer weniger tolerant gegenüber Fehlern und erwarten kurze Durchlaufzeiten für Softwarekorrekturen und -aktualisierungen. Um ein Ausbrennen des internen Teams zu vermeiden und ein Höchstmaß an Qualität aufrechtzuerhalten, wenden sich die Unternehmen dem Modell „Team as a Service“ zu. Es bietet zahlreiche Vorteile, die es gegenüber anderen Formen des Outsourcings zu einem bevorzugten Entwicklungsansatz machen.

1. Etablierte Teamdynamik

In Anbetracht der Anzahl der zusätzlich benötigten Mitarbeiter und der Vielseitigkeit ihrer Aufgaben machen Sie sich zu Recht Sorgen, ob sie effizient zusammenarbeiten können. Mit TaaS erhalten Sie ein gut koordiniertes Team mit der richtigen Chemie, das wie eine gut geölte Maschine arbeitet, um die Arbeit richtig zu erledigen.

2. Bessere Arbeitsflexibilität

Wie bereits erwähnt, können Sie mit dem TaaS-Modell die Anzahl der Mitarbeiter erhöhen oder verringern und die Partnerschaft jederzeit kündigen. Sie erhalten vorab geprüfte Personen und können sie jederzeit austauschen, um sie an die Projektanforderungen anzupassen und sicherzustellen, dass Sie immer das A-Team haben.

Nehmen wir an, Sie stehen noch am Anfang. In den ersten Phasen benötigen Sie ein solides Backend-Team mit mehreren Spezialisten, um eine Basis für die Software zu schaffen. Wenn das Projekt fortschreitet, können Sie sich auf eine oder mehrere Personen beschränken, die das Backend betreuen, und stattdessen einige weitere für das Frontend und das Designteam einstellen.

3. Anhaltende Wachstumschancen

Um eine starke Position auf dem Markt zu halten, wird von den Unternehmen erwartet, dass sie die fortschrittlichste Software liefern. Doch angesichts der Knappheit an Entwicklern und der Schwierigkeit, die richtigen Spezialisten zu finden, riskieren Unternehmen ein internes Burnout, wenn sie versuchen, die Markteinführungszeit zu verkürzen und gleichzeitig die Qualität zu erhalten. TaaS ermöglicht es Unternehmen, ein Komplettpaket zu erhalten: das richtige Team, das beste Produkt und das in kürzester Zeit.

Wenn es an der Zeit ist, das Produkt weiterzuentwickeln, dauert es nicht lange, bis ein neuer Entwickler hinzukommt, der mit der Dynamik des restlichen Teams vertraut ist und über die nötigen Fähigkeiten verfügt, um das Update zu erstellen.

4. Reduced costs

The cost-saving benefits come in phases:

• First, you save money on recruitment – it can be a lengthy process to find the right person; meanwhile, your progress is stagnating, or your internal team is bursting at its seams.
• Then you save money on onboarding and training since you get the person with the right skillset who will seamlessly integrate.
• Ultimately, you are looking at lower administrative costs as they are not passed on to you, but the outsourcing service covers them. This way, you hire the best team without thinking about accompanying costs like taxes, health insurance, perks, etc.

You can say that the team as a service model enables companies to get the equivalent of the “pay per use” payment model. With team members on the roster, you never have to pay for an extra member who has nothing to do at the moment or cover the costs of a vacant position. What you need is what you get at all times, and with such optimal resources come optimized development costs.

5. Improved transparency

Since the team as a service model provides companies and their internal project managers with complete control, they can oversee the entire development process from start to finish. It creates opportunities for closer collaboration and productive brainstorming sessions to build an action plan aligned with the company’s mission. This style of remote team management reduces the risk of receiving unsatisfactory product quality, or software missing key components. Many indicate how managing TaaS feels as if you are managing an internal team, the only difference being that they are working remotely.

6. Greater availability for other opportunities

The team as a service model delivers a self-managed team that lets you direct your attention toward other important business aspects. Your internal team members can work at a steady pace and stay content. This also gives them more time to take up a different project you have in mind, and would rather delegate to your people than the external partner.

7. Wider talent pool

Finally, like with other outsourcing models, you are guaranteed to find the best people. You are not limited to experts available locally but can gather a distributed team to work as one, no matter where each person is located. And with the staffing requirements being as dynamic and challenging to meet, it is critical to have an ace up your sleeve – one like TaaS. The team as a service model keeps you equipped with professionals who, in addition to their skill set, continue to embrace the latest standards and tools required to meet the highest quality thresholds.

Like with any other outsourcing model, the team as a service is ideal for companies that cannot find local experts to join the team. More specifically, TaaS is a good investment for:

• startups
• rapidly growing businesses
• businesses unable to predict future growth
• businesses that need quick results and a short time to market
• businesses uncertain of the staffing requirements
• businesses that need to fill in various open positions

Working with a remote team means limited or no in-person interactions that make building healthy and strong bonds more challenging. But to maximize project success, you need to build a positive work environment that will have a constructive effect on employee happiness and productivity. So what can a manager do to create a positive atmosphere?

Though TaaS is intended to simplify onboarding, it doesn’t mean you should completely skip this step. To ensure the goals are lined up and the newcomers are up to speed, provide helpful materials that contain vital information about the project they will work on. This can include the product roadmap, tech stack, milestones, goals, deadlines, and anything else the external team might need to align their approach with your vision.

Even though they might be a temporary addition, it is crucial to understand their challenges and their specific requirements. This will help determine the need for a change regarding the work process, how you collaborate and exchange information, and so on.

But to get to know your team, you must always keep the communication channels open. This means creating the opportunity for any of them, or their team lead, to come forward with questions, concerns, or advice on how to take future actions. This brings us to our next point.

Set up recurrent one-on-ones to create a more personal atmosphere where individuals will speak up more freely. How often to make room for meetings like these in your calendar? We say – stay on the pulse to sense the team and project requirements. Sometimes they should occur as often as weekly, while other times, a monthly check-in will suffice.

Even when companies recognize the need for resource scarcity, they may not be able to determine what exactly they are lacking and how to supplement it.

Nearshore helps define requirements and discover the right people for the job. We help you build the best team and reduce time to market while minimizing the costs of the entire venture. No need to waste time and money on recruitment and onboarding – we find the people who will be up for the task from the get-go.